In deze klachtenprocedure is vastgelegd hoe een klacht kan worden ingediend bij de stichting en hoe deze klacht wordt afgehandeld.

De stichting Greyhounds Rescue Holland doet haar uiterste best om haar relaties (adoptanten, pleeggezinnen, donateurs, vrijwilligers, sponsoren, ..) zo goed mogelijk van dienst te zijn. Het kan echter wel eens anders lopen dan verwacht. In dat geval horen we graag van u. We proberen te leren van onze fouten door te luisteren naar klachten. Soms is een goed gesprek voldoende om uw onvrede weg te nemen. Indien dat niet afdoende is, hebben wij een klachtenprocedure, zodat u de kans hebt uw klacht breder in de organisatie kenbaar te maken.

Afhandeling

Als u een klacht hebt dan handelt u als volgt:

  1. Probeer met argumenten uw klacht te bespreken met diegene die bij de klacht betrokken is. Wellicht komt u er samen op een goede manier uit.
  2. Als dit niet lukt, dan kunt u uw klacht per e-mail richten aan het bestuurslid dat de klachten behandelt.

Duidelijke omschrijving

De klacht dient duidelijk omschreven te worden met een heldere onderbouwing van uw standpunt en kan nooit anoniem ingediend worden.

Elke klacht wordt geregistreerd. De volgende gegevens worden genoteerd:

  • De datum waarop de klacht binnenkomt.
  • Naam, adres, e-mail adres en telefoonnummer klager.
  • Type klacht.
  • Omschrijving van de actie die de stichting onderneemt naar aanleiding van de klacht.
  • Indien van toepassing: de naam van de vrijwilliger die de klacht behandelt.
  • Datum waarop de klacht is afgehandeld.

Uiterlijk binnen 10 dagen antwoord

Een klacht wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 10 dagen beantwoord. Mocht dit niet te verwezenlijken zijn dan wordt de klager hierover bericht en wordt afgesproken op welke termijn de klacht wordt afgehandeld.

Als de klachtenprocedure is afgerond, maar de klager desondanks ontevreden is over de wijze waarop de stichting de klacht heeft behandeld, dan kan hij/zij via e-mail bij het Bestuur in beroep gaan. Binnen 10 dagen wordt het beroep beantwoord.

Registratie

Alle klachten worden geregistreerd op een klachtenformulier en verzameld in een klachtenmap. De binnengekomen klachten worden door de stichting gebruikt om de kwaliteit van de dienstverlening van de stichting te verbeteren.